Xử lí hồ sơ và những khó khăn trong công tác quản lý xử lí hồ sơ du học
ABSoft ERP - 18/10/2018
Xử lí hồ sơ là một quá trình phức tạp, rắc rối và tốn thời gian trong các công ty du học. Bởi vì mỗi bộ hồ sơ có những chi tiết khác nhau nên mức độ phức tạp trong xử lí cũng khác nhau. Quản lý công tác xử lí hồ sơ giúp người quản lý biết được tình hình xử lí hồ sơ của công ty, số lượng hồ sơ đang xử lí, bị hoãn, chưa xử lí, hoặc đã thành công. Biết được hồ sơ đang được xử lí đến các bước nào và theo chi tiết từng nhân viên xử lí.
Khó khăn trong công tác quản lý xử lí hồ sơ tại các Công ty Tư vấn du học
Xử lí hồ sơ là một đặc thù trong ngành tư vấn du học, hoạt động xử lí hồ sơ thường phức tạp và được chia thành nhiều công đoạn. Với những doanh nghiệp nhỏ, lượng hồ sơ cần xử lí ít, việc theo dõi tình hình cũng khá đơn giản và dễ nắm bắt hơn. Tuy nhiên, chỉ cần một sự tăng nhẹ về lượng hồ sơ cần xử lí, mà không có sự quản lý theo hệ thống nhất định, hoạt động trở nên rắc rối và phức tạp. Đối với những công ty du học tầm trung trở lên, lượng hồ sơ của họ nhiều, cần sự quản lý từ lúc phân hồ sơ, đến các bước xử lí và hoàn thiện hồ sơ.
Một bộ hồ sơ du học gồm rất nhiều loại giấy tờ, từ hồ sơ cá nhân, học tập, chứng minh năng lực tài chính của phụ huynh…Thường các loại giấy tờ này không được nộp trong một lần, có thể phải bổ sung nhiều lần, việc này có thể dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn, nếu liên quan tới các loại giấy tờ gốc lại phiền phức hơn nữa.
Thông thường, các công ty du học gặp khó khăn trong quản lý công tác xử lí hồ sơ rất nhiều, các công ty không nắm bắt được hiện thời có bao nhiêu bộ hồ sơ đang xử lí, có bao nhiêu bộ hồ sơ đang bị hoãn, chưa xử lí hay chưa phân cho người nào hoặc đã hoàn thành hay chưa. Họ không nắm được tình hình công việc của nhân viên xử lí hồ sơ để giao việc thêm hồ sơ hoặc giảm bớt công việc. Họ không nắm được các hồ sơ đang được xử lí đến bước nào, do nhân viên nào xử lí để có các biện pháp đẩy nhanh quá trình...
Giải pháp ABSoft giúp công tác quản lý Xử lí hồ sơ dễ dàng hơn
Giải pháp ABSoft đưa ra cho việc quản lý xử lí hồ sơ là chuẩn hóa quy trình xử lí hồ sơ và chia thành các bước nhỏ theo thực tế hoạt động của công ty. Qua đó, có thể theo dõi sát sao tiến độ xử lý hồ sơ.
Đối với các công ty nhỏ, ít hồ sơ, việc phân chia thành các bước nhỏ có thể không thật sự cần thiết, tuy nhiên đối với các doanh nghiệp tầm trung trở lên, lượng hồ sơ xử lí trong 1 thời gian lớn, số lượng nhân viên xử lí nhiều, việc chia nhỏ thành các bước cụ thể cần thiết, giúp cho việc phân xử lí hồ sơ dễ dàng hơn, nhân viên xử lí kiểm soát dễ dàng tiến độ các hồ sơ cần xử lí. Thông qua các bước xử lí nhỏ theo quy trình của công ty, người quản lý nắm bắt được một cách chi tiết nhất về tình hình xử lí hồ sơ.
Ngoài ra, để công tác xử lí hồ sơ nhanh chóng và chuẩn xác hơn, ABSoft đưa ra giải pháp hỗ trợ nhân viên xử lí hồ sơ bằng cách in các biên lai giấy tờ đã nhận từ phụ huynh học sinh, tránh việc nhầm lẫn các loại giấy tờ đã nhận, chưa nhận...nhất là khi liên quan tới các loại giấy tờ gốc.
Thông qua các báo cáo quản trị về tình hình xử lí hồ sơ, chi tiết xử lí hồ sơ, các báo cáo như nhân viên xử lí hồ sơ và phân xử lí hồ sơ...và những báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của người dùng, ABSoft giúp cho công việc của mọi người được kiểm soát một cách chi tiết, chặt chẽ và hiệu quả nhất.
.png)
