Rò rỉ hồ sơ khách hàng – lỗi về ai?
ABSoft ERP - 20/10/2018
Quản lí khách hàng là vấn đề then chốt giúp doanh nghiệp tồn tại, gia tăng sự cạnh tranh và hướng tới thành công bền vững trong tương lai vì khách hàng chính là người mang lại doanh thu cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt khâu này và đã có rất nhiều trường hợp rò rỉ hồ sơ khách hàng xảy ra. Vậy rò rỉ hồ sơ khách hàng – lỗi về ai?
Hồ sơ khách hàng là gì?
Hồ sơ khách hàng được hiểu là một miêu tả rất đơn giản về nhóm đối tượng khách hàng của doanh nghiệp. Đó có thể là bản sao của một khách hàng nào đó mà bạn đang làm việc cùng, hoặc cũng có thể là sự kết hợp của các đặc điểm mà bạn đã nhìn thấy ở khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Trong hồ sơ khách hàng lưu giữ đầy đủ thông tin cá nhân của khách hàng và quá trình tương tác giữa nhân viên và khách hàng trong hệ thống.
Hồ sơ khách hàng giữ vị trí quan trọng đối với doanh nghiệp vì khách hàng là nguồn tiêu thụ sản phẩm, khi còn khách hàng có nhu cầu mua hàng thì doanh nghiệp mới có thể tồn tại. Do đó, bảo mật hồ sơ khách hàng là một nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp.
Rò rỉ hồ sơ khách hàng – lỗi về ai?
Việc rò rỉ hồ sơ khách hàng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, cả khách quan lẫn chủ quan, do cả nhân viên và người quản lý.
Do quản lý hồ sơ yếu kém
Quản lý hồ sơ khách hàng bao gồm quản lý thông tin về tài sản trong hoạt động khách hàng và những thông tin cơ bản nhất của khách hàng. Chỉ có đảm bảo sự bảo mật về mọi mặt của hồ sơ khách hàng mới có lợi cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Việc lưu giữ hồ sơ không phải đơn thuần chỉ là cất trữ mọi thứ mà nó là một nghiệp vụ có sự tổ chức khoa học các công việc như: nhận hồ sơ, giao hồ sơ, cất trữ, trang bị phần mềm quản lý, hệ thống lưu trữ và nhân viên quản lý phải được huấn luyện chặt chẽ.
Tuy nhiên, tại một số doanh nghiệp hiện nay, vấn đề quản lý hồ sơ còn rất yếu kém, cụ thể là người quản lý và hệ thống lưu trữ bảo mật kém. Người đảm nhiệm vai trò lưu trữ hồ sơ chưa được huấn luyện các kỹ năng nghiệp vụ tốt, các thao tác xử lý cần thiết để đảm bảo an toàn cho hồ sơ khách hàng. Hồ sơ khách hàng chưa được bảo mật từ những nhân viên không phận sự. Hơn nữa, ít doanh nghiệp đầu tư cho việc xây dựng một hệ thống bảo vệ hồ sơ an toàn, nên sự bảo mật hồ sơ vẫn còn rất nhiều lỗ hổng.
Do cá nhân lợi dụng sơ hở để bán thông tin khách hàng
Khách hàng có vai trò rất quan trọng và là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Vì vậy, tất cả các doanh nghiệp đều tìm cách giữ và thu hút thêm khách hàng của mình bằng nhiều hình thức. Để gia tăng sự cạnh tranh, các doanh nghiệp sẵn sàng trả mọi giá để có thông tin khách hàng.
Nhiều cá nhân đã lợi dụng điều này để làm đòn bẩy cho sự phát triển tư lợi. Họ lợi dụng những sơ hở của người quản lý và hệ thống bảo mật hồ sơ của doanh nghiệp để giở chiêu trò, hòng lấy thông tin khách hàng bán cho những doanh nghiệp khác.
Do các vụ tấn công thông tin
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển kéo theo đó là tình trạng các phương thức tấn công thông tin ngày càng nhiều. Sự tiện lợi và phát triển của công nghệ thông tin tỷ lệ thuận với sự nguy hại của an ninh mạng.
Hầu hết các hồ sơ khách hàng của doanh nghiệp hiện nay đều được lưu trữ trên hệ thống máy tính, nhưng hệ thống này lại có tính bảo mật thông tin không cao. Đa số doanh nghiệp còn lơ là đến vấn đề an ninh mạng hoặc mật khẩu truy cập chưa đủ mạnh mẽ.
Có rất nhiều dạng tấn công trên mạng để xâm nhập vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp như tấn công trực tiếp, tấn công gián tiếp, tấn công thông qua giả mạo địa chỉ hoặc tấn công ẩn danh.
Do đó, để hạn chế các vụ tấn công thông tin xuống mức thấp nhất, các doanh nghiệp cần phải có ý thức cao cho hệ thống của mình bằng cách sử dụng an ninh mạng, giải pháp mạng và bảo mật thông tin của mình hoặc thay thế hệ thống hiện tại bằng một hệ thống phần mềm quản lí hồ sơ có tính bảo mật cao hơn.
Một trong những vụ rò rỉ thông tin khách hàng đáng chú ý nhất là vụ rò rỉ thông tin khách hàng của hãng Equifax. Hãng xếp hạng tín dụng Equifax ngày 2/10/2018 công bố thông tin điều tra cho thấy có thể còn có thêm 2,5 triệu khách hàng của hãng này bị rò rỉ thông tin trong vụ tấn công mạng hồi tháng 9 vừa qua, nâng tổng số nạn nhân lên 145,5 triệu người. Nguyên nhân chính của vụ rò rỉ này là do sự tấn công thông tin mạng. Cựu Giám đốc điều hành Equifax Richard Smith đã tiết lộ thông tin đội an ninh mạng của hãng đã bỏ sót một lỗ hổng an ninh mạng được cảnh báo từ hồi tháng 3/2017.
Trong bản tường trình chuẩn bị cho phiên điều trần trước Quốc hội Mỹ về vụ việc, ông Smith nêu rõ vào thời điểm đầu tháng 3/2017, Equifax đã nhận được cảnh bảo về lỗ hổng phần mềm từ Đội phản ứng công nghệ khẩn cấp của chính phủ (CERT). Cựu CEO Equifax cho rằng chính lỗ hổng bị bỏ sót này đã tạo điều kiện cho thủ phạm thực hiện vụ tấn công và làm rò rỉ nhiều thông tin bảo mật của khách hàng. Ông Smith thừa nhận đã được báo cáo về vụ rò rỉ từ ngày 31/7 nhưng vì không lường được mức độ nghiêm trọng của vụ việc nên tới ngày 22/8 ông mới thông báo cho ban quản trị.
Equifax là 1 trong 3 hãng đánh giá tín dụng lớn, quản lý dữ liệu của hơn 820 triệu khách hàng và hơn 90 triệu doanh nhân toàn cầu, cùng với hệ thống dữ liệu của hơn 7.000 nhà tuyển dụng khác. Nhưng do một số lỗ hổng trong hệ thống lưu trữ nên đã có sự rò rỉ hồ sơ khách hàng đáng tiếc xảy ra.
Làm gì để ngăn chặn rò rỉ hồ sơ khách hàng?
Ngăn chặn rò rỉ hồ sơ khách hàng là một thách thức rất lớn đối với doanh nghiệp. Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể tham khảo một số cách sau đây.
Bảo quản hồ sơ khách hàng
Cán bộ công nhân viên khi rời khỏi doanh nghiệp không được đem tư liệu của khách hàng ra ngoài. Các bô phận nghiệp vụ khác nên cùng với bộ phận quản lý thông tin tiếp thu, chỉnh lý thông tin khách hàng và xếp vào hồ sơ.
Những nhân viên không phận sự không được đến gần nơi lưu trữ hồ sơ khách hàng. Việc cất giữ và sắp xếp hồ sơ chỉ nên giao cho người có phận sự.
Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ có tính bảo mật cao
Doanh nghiệp nên áp dụng một số phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng tối ưu nhất nhiện nay để đảm bảo tính an toàn cho hồ sơ. Một hệ thống phần mềm lưu trữ hồ sơ hiệu quả có thể tiết kiệm thời gian lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ, xử lý khối lượng hồ sơ lớn với độ chính xác cao, hạn chế tình trạng rò rỉ hồ sơ và bảo quản toàn vẹn hồ sơ khách hàng.
Ngăn chặn các vụ tấn công thông tin
Để bảo vệ hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng và giảm bớt những nguy cơ về an ninh mạng có thể xảy ra, các doanh nghiệp cần:
-
Có ý thức sử dụng những nguyên tắc bảo mật như: Có mật khẩu đủ khó để tránh những sơ hở gây mất mật khẩu.
-
Có ý thức cao cho hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng bằng cách sử dụng an ninh mạng, gải pháp mạng và bảo mật thông tin. Sử dụng dịch vụ quản trị mạng, bảo trì hệ thống mạng, bảo trì hệ thống máy tính thường xuyên giúp loại bỏ virus và ngăn chặn những thiệt hại khác có thể xảy ra với hệ thống.
Giải pháp phần mềm nào cho việc bảo mật hồ sơ khách hàng?
Đối với việc lưu trữ và bảo mật hồ sơ khách hàng, ABSoft ERP có vai trò như thế nào?
-
Tính bảo mật hồ sơ khách hàng: Mặc dù tất cả thông tin hồ sơ khách hàng đều được lưu trữ trên cùng một hệ thống nhưng không phải tất cả nhân viên đều xem được những thông tin này. Nhân viên chỉ xem được những thông tin liên quan đến nghiệp vụ của mình đang thực hiện chứ không thể xem được tất cả thông tin nội bộ của các phòng ban khác. Điều này tránh được sự cố rò rỉ hồ sơ khách hàng xảy ra.
-
Thông tin khách hàng được quản lý tập trung, khoa học trên một hệ thống, dễ dàng tìm kiếm và phân loại.
-
Sự khác biệt lớn nhất giữa ABSoft ERP và các phần mềm quản lý rời rạc khác chính là ở khả năng tích hợp. Nếu nói đến tính tích hợp chặt chẽ thông tin khách hàng trong hệ thống phần mềm ABSoft ERP thì chúng tôi cam đoan rằng bạn có thể nhận thấy rất rõ sự thay đổi hiệu quả trong việc lưu trữ, bảo mật hồ sơ khách hàng hay việc truy xuất thông tin nội bộ được cải tiến to lớn như thế nào?
-
Nếu không có ABSoft ERP, hồ sơ khách hàng không được tập trung, không được phận loại và cũng không xử lý được. Rủi ro của việc không quản lý được hồ sơ khách hàng vô cùng lớn. Nhưng với ABSoft ERP, dữ liệu khách hàng được tập trung, sắp xếp bài bản, không bị phân tán kể từ lúc có thông tin khách hàng đến quá trình bán hàng và các nghiệp vụ liên quan. Đây được coi là một tính năng nổi bật trong việc quản lý khách hàng mà hiếm phần mềm nào làm được.
-
Hệ thống bảo mật thông tin của ABSoft ERP vô cùng hiệu quản, đảm bảo tính an toàn thông tin cao, hạn chế những vụ tấn thông tin xuống mức thấp nhất.
Bảo vệ thông tin khách hàng cũng quan trọng như bảo vệ những chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Nếu để rò rỉ hồ sơ khách hàng, doanh nghiệp sẽ khó mà tồn tại và phát triển được. Đây được coi là một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp.
Hãy để ABSoft ERP giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết thách thức này!
Nếu bất có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến phần mềm ABSoft ERP, hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline 0966 399 367 hoặc email info@absofterp.vn để được tư vấn và giải đáp miễn phí.
Chúng tôi luôn đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp!
Chúng tôi luôn đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp!
.png)
