Cần xây dựng quy trình chặt chẽ cho việc quản trị xuất - nhập của doanh nghiệp
ABSoft ERP - 26/09/2018
Quản lí tốt quy trình xuất - nhập là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp ứng phó với những cơn giông bão của thị trường. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt khâu này. Vấn đề được đặt ra ngay lúc này đối với các doanh nghiệp là làm thế nào để xây dựng một quy trình quản trị xuất - nhập chặt chẽ?
Quản trị xuất - nhập là gì? Quy trình xuất – nhập diễn ra như thế nào?
Quản trị xuất - nhập nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp
Quản trị xuất - nhập là việc thực hiện các chức năng quản lí để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.
-
Quy trình xuất kho:
- Đề nghị xuất kho của vật tư hoặc ban giám đốc có kí duyệt của ban giám đốc phụ trách vật tư.
- Căn cứ vào dự toán công trình do phòng kỹ thuật cung cấp về dự toán vật tư, tiến độ cung cấp vật tư hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị có kí duyệt của lãnh đạo doanh nghiệp để làm phiếu xuất, cập nhật số liệu vào phiếu xuất rồi in ra 3 liên cho người nhận vật tư, thủ kho và kế toán vật tư.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất để xuất vật tư rồi điền số liệu thực tế vào phiếu xuất, ký tá với người nhận rồi giao trả cho kế toán vật tư một bản có ký tá.
-
Quy trình nhập kho:
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự toán vật tư, tiến độ công trình.
- Căn cứ vào đề nghị mua vật tư có chữ kí của lãnh đạo doanh nghiệp.
- Căn cứ vào hợp đồng mua bán có kí nhận của các bên.
- Kế toán vật tư làm phiếu nhập theo thông tin đè nghị và theo hóa đơn, hợp đồng mua bán hàng hóa rồi in ra 3 bản giao cho người nhập vật tư, hàng hóa, trong đó 1 bản giao cho thủ kho làm đối chiếu, 1 bản giao cho người nhập vật tư, bản còn lại giao cho kế toán vật tư.
Hệ quả của quy trình quản lý xuất – nhập kém hiệu quả
Quản trị xuất - nhập kém hiệu quả sẽ khiến nhân viên quản lý kho hoàn toàn bị động trong quá trình chuẩn bị xuất kho và giao hàng
Thông thường, khi có đơn hàng mới, để thực hiện hoạt động xuất kho, nhân viên kho phải mất một khoảng thời gian để chuẩn bị hàng. Tuy nhiên, khi thông tin đơn hàng đến muộn, nhân viên quản lý kho sẽ hoàn toàn bị động trong quá trình chuẩn bị xuất kho và giao hàng.
Khi mà các lần nhập kho liên tục ở trong trạng thái bị động, khó kiểm soát kéo theo sẽ là sự bị động của quá trình nhập hàng tại kho đơn vị và nghiêm trọng hơn là tại kho tổng. Rộng hơn, với doanh nghiệp sản xuất sự bị động này còn ảnh hưởng đến việc tính toán lượng sản phẩm cần sản xuất thêm. Và hệ quả dễ nhìn thấy nhất là sự chậm trễ, trì trệ trong kinh doanh, tốn kém chi phí.
Các doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, công sức để đối chiếu dữ liệu, check lại những hạng mục không khớp với nhau. Nếu quá trình này bị lơ là, việc thất thoát và sai lệch hàng hóa trong kho sẽ ngày càng trở nên trầm trọng.
Công ty sản xuất may mặc tại thành phố Hồ Chí Minh là một ví dụ điển hình về quản lí quy trình xuất – nhập kém hiệu quả.
Theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý 1/2018, công ty đạt doanh thu 546,7 tỷ đồng, giảm 9% so với cùng kỳ năm trước. Sau khi trừ đi các loại chi phí, công ty này ghi nhận mức lỗ sau thuế đạt 19,7 tỷ đồng giảm 46% so với mức lỗ 36,5 tỷ đồng của cùng kỳ năm trước. Theo Phó giám đốc của công ty này cho biết, trong 2 năm trở lại đây, việc quản lí quy trình xuất – nhập của công ty liên tục gặp khó khăn, cụ thể là sự sai lệch về số lượng hàng hóa xuất – nhập thường xuyên xảy ra. Hơn nữa, rất nhiều lần công ty nhập nguyên liệu trễ, nhân công đến xưởng nhưng không có nguyên liệu để sản xuất, kết quả là sản xuất bị trì trệ, không đủ hàng hóa để giao cho đối tác làm phá vỡ hợp đồng, công ty phải chịu tổn thất nghiêm trọng.
Làm thế nào để xây dựng quy trình chặt chẽ cho việc quản trị xuất – nhập của doanh nghiệp?
Xây dựng quy trình chặt chẽ cho việc quản trị xuất – nhập được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm
-
Đảm bảo quy trình xuất, nhập, tồn kho rõ ràng, chi tiết và khoa học:
Đối với hoạt động nhập hàng vào kho, bạn cần làm rõ các câu hỏi: ai là người đề nghị mua hàng, ai là người kiểm tra, ai phê duyệt, ai thực hiện việc mua hàng, ai chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho và ai là người hạch toán ghi sổ?
-
Quản lý và theo dõi cẩn thận, thường xuyên
Việc quản lý các danh mục hàng hóa, nắm bắt được tình trạng hàng hóa (có bao nhiêu hàng, liệu hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho có đáp ứng đủ nhu cầu đột xuất không, có cần nhập thêm hàng không,...) giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng tồn kho dẫn đến lãng phí, hao mòn hàng hóa cũng như tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ lý do.
-
Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự quản lý kho
Nếu nhân viên quản lý kho, thủ kho thiếu kĩ năng và kinh nghiệm sử dụng phần mềm, chậm chạp, thiếu cẩn thận thì sẽ ảnh hưởng lớn đến quản lý kho hàng, từ đó ảnh hưởng tới hiệu suất của các bộ phận liên quan, gây ra thất thoát hỏng hóc hàng hóa, nhầm lẫn số lượng hàng,...
-
Có phần mềm và công cụ hỗ trợ công tác quản lý kho
Một phần mềm quản lý kho đơn giản, chuyên nghiệp là sự lựa chọn tối ưu trong trường hợp này. Phần mềm sẽ hỗ trợ công tác quản lý kho, quản lý hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại, nhóm, danh mục, đơn vị, thuộc tính,…cũng như hỗ trợ việc phân tích, thống kê và tính toán khả năng đáp ứng của kho hàng đồng thời giải quyết các yêu cầu nhập, xuất hàng liên tục với số lượng lớn, đảm bảo cho hoạt động của toàn bộ các bộ phận liên quan được trơn tru, hiệu quả.
ABSoft ERP – phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng một quy trình quản trị xuất – nhập hiệu quả
Phần mềm quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa tồn trong kho, tình trạng xuất nhập kho mà không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức. Với những thao tác đơn giản, toàn bộ hàng hóa sẽ được hiển thị đầy đủ và chính xác, được phân loại theo hệ thống quy chuẩn của doanh nghiệp, dễ dàng trong việc tìm kiếm thông tin. Số lượng hàng hóa trong kho được đảm bảo chính xác, sẵn sàng cho công tác xuất nhập kho.
Nhờ ABSoft, nỗi lo của doanh nghiệp về việc xây dựng một quy trình quản trị xuất – nhập hiệu quả sẽ được giải quyết
-
ABSoft ERP quản lí xuất – nhập mọi lúc, mọi nơi
Quản lý chặt chẽ mọi quy trình nhập, xuất kho. Tự động thông báo tình hình hàng hóa trong kho qua các thiết bị di động, chi tiết đến từng mặt hàng, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
-
ABSoft ERP liên kết các bộ phận để cho số liệu xuất – nhập chính chác hơn
Nhân viên bán hàng có thể xem trên tài khoản phần mềm của mình thông tin số lượng hàng tồn kho của một mặt hàng nào đó anh ta đang thực hiện bán, và thông tin hàng tồn kho đó là do bộ phần kho thực hiện cập nhật thường xuyên để thực hiện việc quản lý và cung cấp thông tin đó cho những bộ phần liên quan.
-
ABSoft ERP – bảo mật hệ thống
Không phải bất cứ nhân viên nào cũng có thể xem được toàn bộ thông tin của tất cả các khâu của doanh nghiệp. Họ chỉ xem được những thông tin cần thiết liên quan đến nghiệp vụ họ đang làm việc mà thôi. Chỉ có duy nhất nhà quản trị cấp cao nhất trong doanh nghiệp mới có quyền xem tất cả các dữ liệu trong hệ thống phần mềm ABSoft ERP.
Một trong những quy tắc để xây dựng quy trình quản trị xuất – nhập hiệu quả là doanh nghiệp nhất định không thể lơ là tính năng bảo mật hệ thống. Nhờ tính năng bảo mật hệ thống, ABSoft ERP giúp doanh nghiệp đảm bảo việc cơ sở dữ liệu về quá trình xuất – nhập không bị dò dỉ.
-
ABSoft ERP giúp kiểm kê kho
Module kiểm kho cho phép kiểm tra, so sánh số lượng tồn kho ngoài thực tế với số lượng tồn kho trong phần mềm. Tránh được những sai sót trong quá trình kinh doanh. Nếu số lượng tồn kho ngoài thực tế và số lượng tồn kho trong phần mềm không khớp nhau (lệch thừa, lệch thiếu), có thể thực hiện phiếu nhập hoặc phiếu xuất điểu chỉnh, để cân đối số lượng tồn kho thực tế với số lượng tồn kho trong phần mềm, nhằm tránh sai sót trong quá trình kinh doanh.
Với những tính năng ưu việt, ABSoft ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Nhờ phần mềm thông minh này, nỗi lo của doanh nghiệp về việc xây dựng một quy trình quản trị xuất – nhập hiệu quả sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Liên hệ 0966 399 367 hoặc gửi email đến info@absofterp.vn để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
Chúc doanh nghiệp của bạn luôn thành công và phát triển!
.png)
