Phương pháp quản lí hồ sơ đơn giản mà hiệu quả

Quản lí hồ sơ là gì? Vai trò của việc quản lí hồ sơ?

• Giảm chi phí mua sắm thiết bị
• Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
• Xử lí công việc nhanh gọn, có hiệu quả
• Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng
• Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc,...

Phương pháp quản lí hồ sơ đơn giản mà hiệu quả

• Phân loại hồ sơ: Nếu để chồng chất, lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại thì việc lẫn, thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ là điều dễ dàng gặp phải, nên phân loại theo một cách sau:
  • Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm: báo cáo, quảng cáo, kế hoạch…
  • Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm quý 4.
  • Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.

• Sắp xếp hồ sơ: Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:
  • Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.
  • Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.
  • Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…

• Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
  • Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Nên tạo một danh mục cụ thể và đưa sơ đồ đó vào máy tính. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.
  • Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Không phải đưa danh mục xong là xong mà bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

• Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Hãy làm một hồ sơ về vị trí các hồ sơ để bạn có thể tra cứ và tìm một cách nhanh nhất khi cần.
  • Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
  • Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự
  • Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ. có đặt chức năng siêu liên kết.
  • Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

• Áp dụng một phần mềm giúp quản lí hồ sơ hiệu quả: Đối với mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp việc quản lý công văn, văn bản, hồ sơ là điều cần thiết và giữ vai trò hết sức quan trọng. Việc quản lý hồ sơ bằng phần mềm một cách khoa học sẽ giúp việc tra cứu thông tin diễn ra nhanh chóng, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác. 

ABSoft ERP – giải pháp phần mềm tối ưu nhất giúp doanh nghiệp quản lí hồ sơ hiệu quả

• Sự khác biệt lớn nhất giữa ABSoft ERP và các phần mềm quản lí rời rạc khách chính là ở khả năng tích hợp. Nếu nói đến tính tích hợp chặt chẽ thông tin trong hệ thống phần mềm ABSoft ERP thì chúng tôi có thể cam đoan bạn có thể thấy rất rõ nét sự thay đổi hiệu quả trong việc lưu trữ, quản lí hồ sơ hay việc truy xuất thông tin nội bộ được cải tiến to lớn như thế nào. 
• Tính bảo mật hồ sơ: Mặc dù tất cả thông tin, hồ sơ đều được lưu trên cùng một hệ thống nhưng không phải tất cả nhân viên đều xem được những thông tin này. Nhân viên chỉ xem được những thông tin liên quan đến nghiệp vụ của mình đang thực hiện thôi chứ không phải xem được tất cả thông tin nội bộ của các phòng khác trong doanh nghiệp. Điều này giúp cho doanh nghiệp tránh được sự cố rò rỉ thông tin.
• Tất cả các phòng, ban trong doanh nghiệp đều phải cập nhật dữ liệu làm việc của mình thương xuyên trên phần mềm ABSoft ERP, tất cả những thông tin đó đều được đưa vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung, nhờ đó, việc quản lí hồ sơ trở nên đơn giản mà hiệu quả.
• Phần mềm quản lý hồ sơ ABSoft ERP giúp khai thác thông tin nhanh, dễ dàng tra cứu và giải quyết các công việc cá nhân, cơ quan tổ chức một cách triệt để, giúp cho công tác phân loại, lưu trữ hồ sơ trong quản lý hành chính hiệu quả và tiện lợi. Phần mềm tự động lưu sổ văn bản của doanh nghiệp, phòng ban, lưu trữ tập trung, có hệ thống, thông tin được gửi đi và truyền đến nhanh hơn.