Những điều lưu ý khi quản trị và xây dựng KPI cho toàn công ty
ABSoft ERP - 24/10/2018
Nếu nắm rõ KPI sẽ là một lợi thế rất lớn trong kinh doanh, nó giúp các bạn biết mình cần làm gì, nên đưa ra các quyết định như thế nào để có hướng phát triển thuận lợi cho công ty. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu KPI là gì và những lưu ý khi quản trị và xây dựng KPI trong bài viết dưới đây.
KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc sẽ được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định hướng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động công tác của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân trong công việc.
Nói một cách nôm na dễ hiểu thì nó là thước đo trong hiệu quả công việc.
Vai trò và mục đích của việc xây dựng KPI đối với doanh nghiệp
KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực: về nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực, an toàn lao động, giờ làm việc, lương, đánh giá công việc, hoạt động cải tiến và lòng trung thành...về tài chính, về sản xuất chất lượng và về quảng cáo.
Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của công ty, tự quản lý công việc của nhóm, phòng ban, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức, công ty, cơ quan, phòng ban sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.
Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.
Những điều lưu ý khi quản trị và xây dựng KPI cho toàn công ty
Dưới đây là một số lưu ý sống còn khi doanh nghiệp muốn quản trị và xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả, đây là những lưu ý mang tính chất quyết định đến việc thành công của hệ thống:
-
Phải đảm bảo tiêu chí SMART
S – Specific có nghĩa là: Cụ thể
M – Measureable nghĩa là : Có thể đo lường được
A – Achiveable nghĩa là : Có thể đạt được
R – Realistics nghĩa là: Thực tế
T – Timbound nghĩa là: Thời hạn cụ thể.
-
Phải đảm bảo sứ mệnh, tầm nhìn và các chiến lược của công ty có tính nhất quán.
-
Phải biết kết hợp nhịp nhàng, thống nhất giữa đo lường và đánh giá hoạch định và cải tiến hiệu suất.
-
Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống quản lý chung trong công việc.
-
Xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp: Chiến lược kinh doanh tác động sâu sắc tới hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Một công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững sẽ có trọng số hệ thống KPI về năng lực và hành vi nhiều hơn công ty tập trung vào ngắn hạn.
-
Chú ý phát triển năng lực của phòng nhân sự: Năng lực hiện hữu của phòng nhân sự và các cấp quản lý cũng là yếu tố quyết định lựa chọn hệ thống KPI. Hệ thống KPI tập trung về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự. Trái lại, hệ thống KPI về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối liên kết giữa kết quả và hành vi, năng lực.
Hệ thống KPI tốt là hệ thống KPI thực tế với hoàn cảnh doanh nghiệp của mình, khả thi, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý. Nếu muốn xây dựng và quản trị KPI cho toàn công ty, tuyệt đối không thể bỏ qua những lưu ý trên.
Trên thực tế có rất nhiều công ty xây dựng hệ thống KPI để đánh giá tiến độ và hiệu quả công việc của mỗi phòng ban nhưng lại bỏ qua những lưu ý quan trọng trên nên kết quả đem lại không như mong muốn, thậm chí là ngược lại. Cụ thể là một Công ty truyền thông xã hội tại Thành phố Hồ Chính Minh. Công ty xây dựng một hệ thống KPI để đo lường, giám sát quá trình thực hiện công việc của ban dự án, nhóm content, nhóm designer , nhóm chạy chiến dịch nhưng lại không đảm bảo được tiêu chí SMART, không có tính thống nhất trong hệ thống quản lý chung, không biết kết hợp nhịp nhàng giữa đo lường và đánh giá hoạch định, thay đổi chính sách. Do đó, hệ thống này không đạt được hiệu quả như mong muốn. Theo báo cáo quý I/2018, doanh thu của công ty giảm 17,5 tỷ đồng, tương đương với 0,9%, tốc độ tăng trưởng kinh tế giảm 1,1%, số lượng hợp đồng chạy quảng cáo, chiến dịch giảm 2,6%. Đó là những kết quả không mong muốn khi công ty xây dựng hệ thống KPI.
Phần mềm nào hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và quản trị KPI?
Hiện nay, trên thị trường vẫn chưa có phần mềm nào dành riêng cho việc hỗ trợ xây dựng và quản trị KPI. Tuy nhiên vẫn có một số phần mềm có tính năng hỗ trợ quản lí và xây dựng KPI một cách hiệu quả. Tiêu biêu và tối ưu nhất trong số đó là phần mềm ABSoft ERP của ABSoft Group.
ABSoft ERP có đầy đủ các tính năng và đặc điểm của một phầm mềm quản lí thông minh. Nhờ các tính năng nổi trội hơn hẳn các phần mềm quản lí thông thường khác, ABSoft ERP còn giúp các doanh nghiệp xây dựng và quản trị một hệ thống KPI, giúp cho việc triển khai, đánh giá quá trình thực hiện công việc trở nên dễ dàng hơn:
-
Tính thống nhất, gắn kết trong hệ thống quản lý chung: ABSoft ERP tạo được sự liên kết giữa các phòng/ban trong doanh nghiệp. Các phòng ban này sẽ không hoạt động riêng rẽ mà gắn kết với nhau. Mọi chỉ tiêu, thông số, chi phí giao dịch, nguồn cung ứng sản phẩm, số lượng xuất kho, nhập kho sẽ được phản hồi về từng phòng ban và từng nhân viên ở các phòng chức năng. Do đó, việc quản lí và đánh giá quá trình thực hiện công việc không còn gặp khó khăn.
-
Tất cả các phòng, ban trong công ty đều phải cập nhật dữ liệu làm việc của mình thương xuyên trên phần mềm ABSoft ERP, tất cả những thông tin đó đều được đưa vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung. Điều này giúp cho các phòng ban riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác nhất. Người xây dựng và quản trị KPI của doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng nắm bắt công việc của từng phòng/ban/bộ phận và từng nhân viên để việc đánh giá quá trình thực hiện công việc trở nên khách quan và chính xác hơn.
-
Giúp phát triển năng lực phòng nhân sự: bộ phận quản lý nhân sự hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và sử dụng nhân sự hiệu quả. Từ đó thúc đẩy năng lực cạnh tranh và phát triển của nhân viên.
KPI đóng vai trò như một “người giám sát vô hình”, giúp đo lường và đánh giá tiến độ, chất lượng của nhân viên, phòng ban. Do đó, bỏ qua những lưu ý để xây dựng và quản trị hệ thống KPI là một quyết định sai lầm.Hãy để ABSoft ERP đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc chinh phục “thử thách” KPI.
Ngoài ra còn rất nhiều những khó khăn mà ABSoft ERP có thể giải quyết cho doanh nghiệp, nhưng trong phạm vi bài viết này, không thể trình bày hết. Nếu có gì băn khoăn, hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline 0966 399 367 hoặc email info@absofterp.vn để được tư vấn, giải đáp.
.png)
