Cập nhật phương pháp mới nhất cách quản trị công nợ phải thu

Công nợ phải thu là gì?

Cách quản lí công nợ phải thu hiệu quả

• Xây dựng một chính sách bán hàng rõ ràng: Hiệu quả của hoạt động quản trị công nợ phải thu chính là sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận kế toán – tài chính và các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, phòng kinh doanh, bộ phận dịch vụ khách hàng và thậm chí là cả ban giám đốc. Do đó, mọi phòng ban phải phối hợp ăn ý để xây dựng một chính sách bán hàng hiệu quả. Doanh nghiệp phải yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận phải thực hiện thanh toán đúng hạn, đồng thời quy định rõ mức phạt nếu thanh toán chậm. Lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng như email, thư, cuộc gọi,... để đề phòng cho việc tranh tụng sau này.
• Thông kê tần suất mua hàng của khách hàng và đối chiếu nợ: Điều này sẽ khiến khách hàng nhớ và xác nhận số tiền còn nợ doanh nghiệp. Nó cũng giúp cho doanh nghiệp thanh toán các khoản nợ cũ định kỳ. Để tạo sự minh bạch và tránh mất lòng, bạn cần phải có sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi chi tiết giao dịch và thông tin mua hàng. Đây cũng là cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả, nhanh chóng, chi tiết đến từng giao dịch nhất.
• Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu: Các chỉ số này sẽ giúp nhà quản lý nhìn thấy được và đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Hiện các doanh nghiệp thường sử dụng ba chỉ tiêu cơ bản sau để đo lường hiệu quả hoạt động của công nợ phải thu như vòng quay các khoản phải thu, tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu, sắp xếp tuổi nợ của các khoản phải thu, các chỉ tiêu này cần phải đáp ứng 3 tiêu chuẩn: nhất quán, chuẩn hóa, phải được thông báo và được hiểu bở các bộ phận liên quan trong công ty.

Một số lưu ý khi quản trị công nợ phải thu

• Trong quá trình xác định khách hàng cần phải thu nợ, kế toán cần phải phân loại khách hàng, tùy từng đặc điểm của khách hàng mà có những biện pháp thu nợ hợp lý.
• Hoạt động quản lý công nợ cần phải chính xác. Người kế toán cần phải có hệ thống lưu trữ dữ liệu, biên bản ghi nợ mang tính bảo mật cao để có thể thực hiện giao dịch dễ dàng hơn.
• Chỉ cho khách nợ một số tiền tối đa nào đó (hạn mức tín dụng). Khi khách muốn mua tiếp, bạn đề nghị thanh toán số nợ cũ. Nếu khách hàng không thanh toán, bạn phải cương quyết ngừng bán chịu.
• Cần có sự liên lạc thường xuyên với khách hàng để có thể đảm bảo sự an toàn cho các nguồn nợ cần phải thu. Tránh tình trạng mất liên lạc sẽ mất luôn tiền nợ và mất cả khách hàng.
• Quá trình xử lý phải khách quan, minh bạch, nhanh gọn, hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn khách hàng này với khách hàng khác, khoản nợ đã thu với khoản nợ chưa thu,…
• Sử dụng phần mềm quản lý hiệu quả: Với những doanh nghiệp lớn, nhiều khách hàng và nhiều khoản nợ, phần mềm quản lý công nợ là rất cần thiết để có thể đảm bảo tính chính xác.

Phần mềm nào hỗ trợ quản lý công nợ phải thu hiệu quả?

• Cung cấp sổ chi tiết công nợ của khách hàng: Nếu không có hệ thống ABSoft ERP, một người quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau ( kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác cũng có số liệu khác). Điều này rất khó để doanh nghiệp tổng hợp nên các khoản công nợ phải thu. Nhưng với ABSoft ERP, tất cả mọi phòng ban, mọi nhân viên đều phải làm việc trên cùng một hệ thống. Từ đó mọi số liệu sẽ được đồng nhất từ tất cả mọi nguồn.
• Cung cấp bảng kê các hóa đơn đến hạn thanh toán: Khi nhân viên nhập đơn hàng vào hệ thống ABSoft ERP, nhân viên đó sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ  bộ phận tài chính). Từ lịch sử đặt hàng, nhân viên kế toán có thể biết hóa đơn nào đã đến hạn thanh toán.
• Tất cả thông tin về công nợ đều được lưu trữ tâp trung trên một hệ thống duy nhất của phần mềm thay vì các văn bản rời rạc, giúp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm và tránh thất lạc. 
• Quản lý công nợ phải thu và phải trả trong cùng một hệ thống tích hợp.
• Giảm thiểu các chứng từ dư thừa – ghi nhận một thanh toán và thanh toán đó được phản ánh trong toàn bộ hệ thống.
• Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh của doanh nghiệp. Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt từ đó lập thông báo thanh toán công nợ thông qua các mã truy xuất, các biểu mẫu liên kết có sẵn, đặc biệt thông qua các cài đặt nhắc nhở.
• Hệ thống được sắp xếp để giảm thiểu nguy cơ lỗi – người dùng có thể xử lý và làm khớp các khoản chi tiền/thu tiền cho phù hợp với từng công nợ cụ thể ngay cả khi nhiều giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng.