Đau đầu khi xây dựng KPI cho từng bộ phận trong doanh nghiệp
ABSoft ERP - 19/09/2018
Xây dựng KPI cho từng bộ phận trong doanh nghiệp đang là một trong những vấn đề nan giải nhất hiện nay. Các doanh nghiệp đều mong muốn xây dựng một hệ thống KPI thông minh và hiệu quả, tuy nhiên điều đó không dễ gì để thực hiện. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải vấn đề này và không biết nên giải quyết ra sao, hãy cùng chúng tôi tham khảo bài viết dưới đây.
KPI là gì? Mục đích của việc xây dựng KPI trong doanh nghiệp
KPI được hiểu là những chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc
KPI - Key Performance Indicators, là một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Nó là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản lí triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lí và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên. Vì vậy, KPI được áp dụng cho nhiều mục đích: quản lí hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lí công việc của nhóm, tự quản lí công việc của cá nhân.
KPI được hiểu là những chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà cá nhân, phòng/ban, tổ chức...cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.
Mục đích của việc sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc là:
-
đảm bảo người lao động thực hiện đúng trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí, chức danh cụ thể
-
các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể được đo lường cụ thể, từ đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
Việc sử dụng các chỉ số KPI góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, công bằng và hiệu quả hơn.
Mục tiêu khi xây dựng KPI - đảm bảo các tiêu chí SMART:
-
S-Specific: Cụ thể
-
M-Measurable: Đo lường được
-
A-Achiveable: Có thể đạt được
-
R-Realistics: Thực tế
-
T-Timbound: Có thời gian cụ thể
Có thể lấy ví dụ về Microsoft để hiểu hơn về những lợi ích mà KPI mang lại cho doanh nghiệp. Cổ phiếu của Microsoft bắt đầu tăng lên vào khoảng năm 2013 và tiếp tục bước tiến lớn hơn với tốc độ thậm chí tốt hơn sau khi ông Satya Nadella trở thành CEO nhờ sự ủng hộ cao từ giới đầu tư phố Wall. Giá trị cổ phiếu Microsoft đạt mức giá hiện tại là 70 USD. Vậy bí quyết nào giúp Nadella đưa Microsoft phát triển đến vậy?
Một trong những bí quyết độc đáo của CEO Microsoft chính là phong cách họp hành của ông. Trong một cuộc phỏng vấn gần đây với tờ The Wall Street Journal, Nadella cho biết tại Microsoft họ dành một ngày thứ 6 trong tháng dành cho một cuộc họp khổng lồ kéo dài tới 8 tiếng. 3 tuần còn lại của tháng họ có những cuộc họp 4 tiếng đồng hồ.
Vậy họ làm gì trong quãng thời gian dài nói trên? Cách đây không, trang Bloomberg Business tiết lộ rằng Nadella giữ một bảng dữ liệu để đo hiệu suất của tất cả các giám đốc điều hành của mình. Nó bao gồm "các đồ thị thời gian thực và dữ liệu từ hoạt động tài chính đến việc sử dụng sản phẩm," và "những giám đốc điều hành đưa ra các biểu đồ vào mỗi thứ sáu tại các cuộc họp lãnh đạo cao cấp để giúp phối hợp cùng những nỗ lực với các đơn vị kinh doanh khác."
Giám đốc điều hành Microsoft Satya Nadella đã áp dụng việc xây dựng một hệ thống KPI để đạt được sự hiệu quả trong việc quản trị. Đây là điều mà các doanh nghiệp nên học tập từ vị CEO tài năng này.
Quy trình xây dựng KPI cho một bộ phận, chức danh công việc
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI
Việc xây dựng KPI có thể do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn)
Người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn thì việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
Bước 2: Xác định các KRAs (Keys Result Area) của các bộ phận
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh đó
Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI, do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
Bước 4: Xác định các chỉ số KPI (chỉ số đánh giá)
-
KPI của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xây dựng những chỉ số KPI chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPI này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí chức danh.
-
KPI cho từng vị trí chức danh: Xây dựng KPI để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPI được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPI của từng bộ phận.
Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
Thông thường, điểm số được chia ra thành 2-5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm sẽ gặp khó khăn.
Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPI và lương/thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức độ đãi ngộ cụ thể.
Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động...các nhà quản lí thực hiện việc xây dựng KPI linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong công ty để các chỉ tiêu đưa ra được áp dụng để phát huy hiệu quả và phù hợp với mục tiêu quản lí chung của công ty.
Những khó khăn khi xây dựng KPI
Nhiều doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn khi xây dựng KPI
Nhiều doanh nghiệp Việt chưa thể xây dựng cho mình một hệ thống KPI chất lượng, bởi:
-
Người lao động vẫn còn hiểu KPI như một hệ thống giám sát mình:
Chứ không hẳn coi đó là công cụ để mình theo dõi hiệu suất làm việc của chính mình, từ đó cải tiến để tốt hơn. Đó là do cách truyền đạt, phổ cập về KPI chưa chuẩn xác từ trên xuống, không có sự đồng thuận của toàn thể nhân sự thì khó có thể thành công.
-
Hạn chế năng lực nhân sự, năng lực chuyên môn
Điều này dẫn tới việc triển khai quy trình xây dựng hệ thống chỉ tiêu hiệu suất cốt yếu không đúng quy chuẩn, sơ sài, không bám sát để cải tiến và điều chỉnh tức thời.
-
Mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp không được hoạch định rõ ràng
Nên việc xác lập các chỉ số hiệu suất cốt yếu gặp khó khăn, không phù hợp với mục tiêu ban đầu, từ đó mà rất dễ gặp thất bại.
-
Thiếu đi sự tham mưu của các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp về KPI
-
Vẫn còn tồn tại những nhận thức nửa vời
Mọi người chỉ hiểu đơn thuần về KPI như một chỉ số đo lường hiệu suất. Trong khi thực tế đó lại là một cung cụ chiến lược có tính hệ thống đi từ việc hoạch định mục tiêu, theo dõi quy trình thực hiện, kiểm soát và điều chỉnh để tăng hiệu suất. Do đó mà việc áp dụng và triển khai chưa khoa học, dẫn đến thất bại tất yếu.
Phần mềm nào hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng KPI?
Việc xây dựng KPI sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ phần mềm quản lí thông minh ABSoft
Hiện nay, trên thị trường vẫn chưa có phần mềm nào dành riêng cho việc hỗ trợ xây dựng KPI. Tuy nhiên vẫn có một số phần mềm có tính năng hỗ trợ quản lí và xây dựng KPI một cách hiệu quả. Tiêu biêu và tối ưu nhất trong số đó là phần mềm ABSoft ERP của ABSoft Group.
ABSoft ERP không chỉ là phần mềm hỗ trợ quản trị các hoạt động thực tế bên trong doanh nghiệp, nó còn là một trong những phần mềm công nghệ thông tin phát triển nhất được hầu hết các doanh nghiệp hiện nay áp dụng.
ABSoft ERP có đầy đủ các tính năng và đặc điểm của một phầm mềm quản lí thông minh. Nhờ các tính năng nổi trội hơn hẳn các phần mềm quản lí thông thường khác, ABSoft ERP còn giúp các doanh nghiệp xây dựng một hệ thống KPI, giúp cho việc triển khai, đánh giá quá trình thực hiện công việc trở nên dễ dàng hơn.
Các module của phần mềm được thiết kế thông minh, hoạt động hiệu quả và tối ưu hơn hẳn các phần mềm quản lí rời rạc thông thường.
Ngoài ra, ABSoft ERP còn tạo được sự liên kết giữa các phòng/ban trong doanh nghiệp. Các phòng ban này sẽ không hoạt động riêng rẽ mà gắn kết với nhau. Mọi chỉ tiêu, thông số, chi phí giao dịch, nguồn cung ứng sản phẩm, số lượng xuất kho, nhập kho sẽ được phản hồi về từng phòng ban và từng nhân viên ở các phòng chức năng. Do đó, việc quản lí và đánh giá quá trình thực hiện công việc không còn gặp khó khăn.
Tất cả các phòng, ban trong công ty đều phải cập nhật dữ liệu làm việc của mình thương xuyên trên phần mềm ABSoft ERP, tất cả những thông tin đó đều được đưa vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung. Điều này giúp cho các phòng, ban riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác nhất. Người xây dựng KPI của doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng nắm bắt công việc của từng phòng/ban/bộ phận và từng nhân viên để việc đánh giá quá trình thực hiện công việc trở nên khách quan và chính xác hơn.
ABSoft ERP không chỉ đơn thuần là một công cụ tuyệt vời hỗ trợ doanh nghiệp trong quản trị tổng thể mà nó còn đóng vai trò một người thầy giỏi, có nhiệt tâm luôn sẵn sàng giúp cho các CEO tự hoàn thiện mình trong vai trò một nhà quản trị ở về lý thuyết lẫn thực hành.
Việc xây dựng KPI sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ phần mềm quản lí thông minh này!
Lời kết: Câu hỏi: làm sao để xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả sẽ không còn là một câu hỏi không có giải đáp nữa nhờ phần mềm thông minh ABSoft Erp. Với sự phấn đấu không ngừng, chúng tôi luôn chú trọng mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, để từ đó tạo ra các phần mềm hiệu quả nhất, ABSoft Erp là một trong số đó.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ hotline 0966 399 367 hoặc đăng ký để được tư vấn và giải đáp miễn phí!
.png)
